Заверить электронный документ у нотариуса

Делаем бумажную копию электронного документа #электронный документ #СЭД #ECMJ

Заверить электронный документ у нотариуса

В прошлый раз мы рассказывали, как доказать легитимность электронного документа.

Теперь давайте поговорим о копиях.

Для чего и кому нужны бумажные копии электронных счетов-фактур, договоров, первички, и как правильно их подготовить.

Подлинник & копия

ГОСТ Р  7.0.8-2013 определяет понятия, которые нам понадобятся:

Подлинник документа – первый или единственный экземпляр документа.

Копия документа – экземпляр документа, полностью воспроизводящий информацию подлинника документа.

Делайте бумажные и электронные копии с подлинников на бумаге и оригиналов в электронной форме. Представим варианты в виде схемы:

Кому нужны бумажные копии

Внедряем ЭДО, сокращаем бумажный документопоток, при этом постоянно упоминаем работу с бумажными копиями. Дело в том, что далеко не все сегодня готовы работать только в электронном виде.

Это касается как органов государственной власти, работы по внедрению ЭДО в которых набирают обороты, но этого еще недостаточно, так и бизнеса, который периодически напоминает о своем недоверии к электронным документам.

Рассмотрим на примерах. �стребование электронной первички налоговыми органами началось в 2011 году.

Представлять можно как электронные копии бумажных подлинников, так и изначально созданные в электронном виде документы (правильно – электронные копии электронных подлинников).

Со скан-копиями проблем нет, бизнес успел проверить работу с ними на практике. С электронными оригиналами – есть нюансы.

Представлять можно, но только те документы, которые были созданы в форматах ФНС, при этом служба признает один единственный формат – .XML.

Для счета-фактуры этот формат обязателен, для первичных документов (товарная накладная по форме ТОРГ-12 и акт выполненных работ) рекомендуем. Получается, если вы создали товарную накладную в .

XLS (Excel), подписали с контрагентом ЭП, то при истребовании придется создать бумажную копию с последующей отправкой по почте (подробнее «Некоторые особенности представления электронных документов в налоговую»). Таких документов может быть не один и не два. Это трудоемко. ФНС знает об этом и, мы надеемся, уже прорабатывает вопрос.

Аналогичная ситуация с судами.

Суды уже работают с электронными документами (подробнее «Электронные документы в суде»), но существующей нормативной базы и практики еще недостаточно для полноценной работы.

Суды принимают электронные документы в качестве письменных доказательств, но судья в ходе заседания рассмотрит документы на бумаге. Такова практика и привычки.

Таких примеров множество. � пока практика просит создания копий, делайте их правильно.

Как подготовить копию

Работать с бумагой умеем, поэтому не будем на этом останавливаться. Создание электронных копий с электронных оригиналов также не вызывает вопросов.

Копировать и сохранять файлы учат при первом знакомстве с ПК.

�нтересно, что при копировании файла мы получим копию, не отличающуюся от оригинала, копия = оригинал.

Поговорим подробнее о создании бумажной копии электронного оригинала. Подготовка такой копии состоит из 3-х шагов:

  1. Поиск и выгрузка файла электронного документа из �С, сервиса обмена, электронного архива или др.
  2. Печать документа. Если вам доступна функция печати сразу из �С или сервиса оператора ЭДО, то шаг 1 ограничится поиском нужного документа.
  3. Заверение бумажной копии. Заверить можно двумя способами: нотариально или самостоятельно. Под самостоятельно понимается подписание копии документа собственноручной подписью руководителя организации (уполномоченного лица) с простановкой печати и отметки «копия верна».
Важно! РќР° бумажной РєРѕРїРёРё поставьте отметку Рѕ подписании документа электронной РїРѕРґРїРёСЃСЊСЋ. РЈРєР°Р¶РёС‚Рµ РјРµСЃС‚Рѕ хранения оригинала. Местом хранения будет определенная информационная система, электронный архив. До СЃРёС… РїРѕСЂ законодательство РЅРµ закрепило требования Рє форме Рё содержанию таких отметок (штампов), что вызывает РІРѕРїСЂРѕСЃС‹.

Отметка о подписании ЭП – неуточненное требование

Впервые штампы упоминались в Требованиях к оформлению документов. Раздел 8.

3 определяет, что документ, поступивший по электронной почте может передаваться на исполнение на бумаге со штампом «дубликат» или иным обозначением аналога электронного документа. Правильность ЭЦП (рекомендации 2003 года и изменения относительно терминологии ЭП в них еще не вносились) подтверждается соответствующей отметкой: «ЭЦП верна. Подпись оператора» или «ЭЦП подтверждена. Подпись оператора. Отметку следует проставлять в виде штампа».

Затем РІ РїРёСЃСЊРјРµ Р РѕСЃСЃРёРё РѕС‚ 2011 РіРѕРґР° в„– 03-03-06/1/409 Минфин разъяснил, если истребуемый Сѓ налогоплательщика документ составлен РІ электронном РІРёРґРµ РЅРµ РїРѕ установленным форматам (Рѕ чем РјС‹ говорили выше), представление документа производится РЅР° бумажном носителев РІРёРґРµ заверенной налогоплательщиком РєРѕРїРёРёСЃ отметкой Рѕ подписании документа квалифицированной электронной РїРѕРґРїРёСЃСЊСЋ. Рђ какой должна быть эта отметка РґРѕ СЃРёС… РїРѕСЂ никто РЅРµ уточнил.

Если вы отправляли запросы в госведомства, то встречали штампы. Вариант Роскомнадзора:

Вариант Министерства связи:

Даже в органах госвласти отметки отличаются.

Также закон не определяет порядок простановки такого штампа. Он проставляется автоматически, как в сервисах операторов ЭДО СФ, либо вы создаете его собственноручно.

В сложившейся ситуации рекомендуем воспользоваться примерами госорганов или операторов ЭДО СФ.

Также вы вправе придумать свой вариант штампа, главное, чтобы он содержал информацию о подписании документа ЭП.

***

Подведем итог. Работа с электронными документами не избавит от бумаги на 100%. Это нормально. Госорганы или контрагенты еще работают в бумаге и для них приходится создавать бумажные копии электронных подлинников.

Создание такой копии состоит из трех шагов: поиск документа, печать и заверение. Заверьте копию у нотариуса или самостоятельно.

При самостоятельном заверении руководитель организации (уполномоченное лицо) ставит собственноручную подпись, печать организации, отметку «копия верна» и штамп о подписании ЭП.

Если вы работаете в сервисе оператора ЭДО СФ, штамп проставится автоматически, иначе создайте его собственноручно.

Делайте правильные копии и только в тех случаях, когда это требуется. Ни в коем случае не создавайте дубли одного и тоже документа в бумажной и электронной формах. Не усложняйте себе работу.

Источник: https://ecm-journal.ru/post/Delaem-bumazhnuju-kopiju-ehlektronnogo-dokumenta.aspx

Обеспечение доказательств нотариусом в интернете — осмотр сайта

Заверить электронный документ у нотариуса

Обеспечение доказательств в Интернете — одно из наиболее новых нотариальных действий, которое совершается нотариусами.

За сравнительно короткий срок данное нотариальное действие приобрело определенную известность, и за подобной услугой обращаются адвокаты, юрисконсульты, патентные поверенные, юристы и простые граждане, которые таким образом хотят зафиксировать нарушение их прав и законных интересов.

Осмотр сайта нотариусом

Осмотр сайта нотариусом необходим, чтобы зафиксировать определенные сведения или информацию, которая в настоящее время размещена на информационном ресурсе, но может быть изменена или удалена, что сделает невозможным доказывание нарушения прав и законных интересов заявителя (физического или юридического лица).

Перед осмотром нотариус оформляет заявление, в котором раскрывается нарушение прав заявителя (авторские права обладателей патента, либо распространение в Интернете сведений, порочащих деловую репутацию, либо нарушение прав на использование товарного знака, либо разглашение коммерческой тайны) и имеет обоснование, на основе которого будет происходить законная защита интересов субъекта.

В составленном списке на заверение страниц сайта нотариусом указывается необходимость в распечатанном виде предоставить на отдельном листе доступы к страницам сайта (подробно), а также распечатать те страницы сайта, которые интересны заявителю.

Следует заметить, что данная мера — распечатывание сайта — производится в целях ознакомления нотариуса с возникающей проблемой, поскольку в ряде ситуаций бумажный носитель может стать альтернативой неоткрывающимся страницам в сети Интернет.

В редких случаях приходится делать распечатку сайта полностью.

После обращения заявителя к нам с целью произвести осмотр и заверение интернет-страниц, нотариус оформляет заявление, которое раскрывает нарушение прав заявителя в соответствии с нарушением права (авторские права обладателей патента, либо распространение в Интернете сведений, порочащих деловую репутацию, либо нарушение прав на использование товарного знака, либо разглашение коммерческой тайны) и имеет обоснование, на основе которого будет происходить законная защита интересов субъекта.

Затем делается описание следующих действий:

  • последовательность проведения осмотра сайта нотариусом;
  • что именно подлежит осмотру.

Кроме того, необходимо сделать указание на срочность осмотра сайта в присутствии/отсутствии заинтересованных лиц, приглашением которых занимается нотариус.

Зачастую при осмотре интернет-портала с целью произвести нотариальное заверение сайта заинтересованные лица не присутствуют.

Причин для подобных действий может быть несколько, в частности такая, что при получении информации об осмотре электронных документов заинтересованным лицом, данная документация может быть уничтожена одним действием.

Таким образом, дабы на законных основанияx произвести защиту заявителя, нет необходимости сообщать потенциальному ответчику о проверке сайта.

Протокол осмотра сайта нотариусом

Составляя нотариальное удостоверение интернет-страниц, в обязательном порядке указывается, что в настоящий момент в производстве судебных или иных компетентных органов нет гражданского или административного дела, для которого производится осмотр.

После этого в заявлении делается указание на то, что протокол осмотра сайта нотариус составляет в 3 экземплярах, а затем заявитель получает подробные объяснения к требованиям статей 102-103 Основ. и статей гражданского или арбитражного процессуального кодекса (в зависимости от того, в каком суде будет в дальнейшем слушаться дело — арбитражном или общей юриспруденции).

Далее начинается работа нотариуса, результатом которой будет полное заверение страницы интернета — при осмотре доказательств (если это не электронные документы) отправляется уведомление заинтересованному лицу. Стоит отметить тот факт, что в ходе обеспечения доказательств, специалист не может делать оценочные выводы, поскольку не является экспертом.

В качестве наглядного примера можно использовать ситуацию, когда нотариуса попросили провести осмотр вещественных доказательств в многоэтажном доме, где было принято решение поменять деревянные двери подъезда на металлические с домофоном.

Поскольку данная работа имела достаточно большие финансовые вложения, жильцы, не согласившись с жилищной конторой, решили обеспечить доказательство на случай, если дело дойдет до суда.

Жильцы попросили нотариуса осмотреть входную дверь и сделать запись в протоколе о том, что дверь качественная и не нуждается в замене, поскольку все механизмы исправные и в рабочем состоянии.

Однако, не являясь экспертом в данном вопросе (в отличие от специалистов из жилконторы), нотариус может лишь осмотреть и закрепить показания. А с учетом Закона «Об адвокатуре», адвокат имеет право только собирать доказательства, в то время как закрепляет их нотариус.

Далее оформляется протокол осмотра.

Заверение сайта

Прежде чем делать заверение интернет-страниц, нотариус должен осмотреть сайт, а, прежде чем делать осмотр доказательств в Сети, запускается программа «Trasert», с помощью которой показывается пуск сервера, благодаря чему в распечатке этой программы будет видно, что никто не смог вклиниться в эту дорожку, и выход на осматриваемый сайт был произведен так же через сервер.

Данный вопрос требует особой внимательности, и нужно быть готовым к тому, что доказательства могут быть сфабрикованы, что является еще одной причиной не сообщать ни заинтересованному лицу, ни заявителю о времени осмотра сайта нотариусом, дабы не вводить его в заблуждение в судебных органах в случае, если защита ответчика будет доказывать простору фабрикации доказательств. Именно поэтому, используя программу, нотариус сможет учесть все данные в протоколе и доказать, что сторонних подключений в момент осмотра сайта не было.

После делается указание:

  • последовательности осмотра сайта;
  • количество распечатанных экземпляров;
  • вид распечатки сайта (цветной или черно-белый).

Далее подшивается распечатка сайта и указываются технические средства и их возможности, которые были использованы:

  • тип процессора;
  • оперативная память;
  • программы осуществления доступа;
  • провайдер и договор с ним.

Заключающим этапом в процессе нотариального заверения интернет-страниц является указание, что протокол осмотра составлен в нескольких экземплярах, один из которых остается в деле у нотариуса, остальные — выданы. После заявителем (либо его представителем) ставится подпись в протоколе, отмечается тариф и ставится подпись нотариуса.

Количество экземпляров

Заверение сайта нотариусом предусмотрительно стоит делать в трех экземплярах, поскольку при серьезном споре, как правило, со стороны адвокатов поступает требование о предъявлении суду экземпляра, который хранится у нотариуса.

Соответственно, если нотариус отдаст свой экземпляр, то у него ничего не останется.

А поскольку бывает, что даже уголовные дела пропадают, соответственно, необходимо позаботиться о том, чтобы один экземпляр всегда был у нотариуса в архиве даже на случай, если нотариус сам будет нести ответственность.

Следовательно, один протокол осмотра сайта хранится у нотариуса без права передачи кому-либо, за исключением, если рассматривается иск к нотариусу. Другие два экземпляра передаются заявителю, один из которых тот предъявляет суду или во время переговоров.

Второй экземпляр протокола оставляется нотариусу с целью хранения — в этом случае выдается свидетельство о принятии на хранение с описью. Минимальный срок хранения достигает полугода, максимальный срок — по усмотрению заявителя.

Это делается в обязательном порядке в целях само безопасности на случай предъявления иска.

Допрос свидетелей

Даже несмотря на то, что нотариальное заверение интернет-страниц на практике крайне редко требует допрос свидетелей, нельзя забывать о том, что дача ложных показаний может привести к уголовной ответственности, о чем необходимо предупредить заранее, а также позаботиться о необходимости переводчика, в случае, если гражданин не владеет русским языком.

Назначение экспертизы

Задаваясь вопросом, как заверить информацию с сайта, стоит помнить, что процесс обеспечения доказательств не обходится без экспертизы. В данном процессе существует множество нюансов.

К примеру, одни считают, что у нотариуса нет полномочий назначать экспертизу (на основании Федерального закона «О государственной судебно-экспертной деятельности», где нотариата нет среди перечисления тех, кто может назначить экспертизу).

Однако в суде предъявляются экспертизы, которые проведены в негосударственных экспертных учреждениях, поскольку в государственных большой объем работы, с которым они не справляются. Таким образом, нотариус может назначить экспертизу, если она будет делаться в негосударственном учреждении.

Кроме того, на практике встречались ситуации, когда нотариус осматривал жилой дом, где потрескались все стены, с присутствием экспертов, которые подсказывали ему, на что нужно обратить внимание и что зафиксировать во время фотосъемки.

Осмотр лазерных дисков

Зачастую необходимость сделать подобный осмотр возникает у архитекторов, изобретателей, ученых, писателей, инженеров, а также представителей других профессий.

 Объясняется это тем, что сегодня вся информация в основном записывается на диски, следовательно, чтобы обезопасить себя и не позволить кому-либо использовать авторскую информацию в собственных целях без ведома автора, делается фиксация у нотариуса. Существует несколько вариантов осмотра лазерного диска в качестве доказательства.

Один из вариантов — это внешний осмотр, после которого создается описание диска с уникальным номером, после чего лазерный носитель информации в опечатанном конверте подшивается к протоколу.

Другой вариант — когда диск осматривают в качестве электронного документа, таким образом, нет необходимости описывать все содержимое, которого слишком много. Описывается просто объем информации, диск подшивается к тексту протокола и выдается заявителю, после чего уже можно обращаться в патентное ведомство за соответствующим документом, подтверждающим авторство.

В качестве примера из практики может служить обращение к нотариусу автора книги, которая выдержала несколько изданий и стала достаточно популярной, соответственно от активной покупки книги автор получал авторский гонорар.

Причиной обращения к нотариусу стала ситуация, когда в Красноярске на одном из сайтов была опубликована полная версия книги с указанием автора.

Появилось опасение, что после свободного доступа читателей к содержанию книге в интернете, ее перестанут покупать, а соответственно денежного вознаграждения автор не получит, издавая книгу новым тиражом.

Автор книги — супруга известного адвоката, специалиста по авторскому праву, поэтому они обратились к нотариусу, чтобы обеспечить доказательства. Далее был оформлен протокол, однако дело до суда не было доведено, т.к. были представлены доказательства и адвокаты урегулировали споры до суда.

Стоит заметить, что подобные ситуации происходят достаточно часто, поэтому здесь очень важна роль нотариата в качестве превентивного правосудия, благодаря чему суды разгружаются, а авторитет нотариата увеличивается.

Если рассматривать вопрос с точки зрения здравого смысла, то обращение в суд по подобным вопросам просто беспочвенны, поскольку имеются неоспоримые доказательства. Стоит сказать, что частенько в нотариат за доказательствами в Интернете обращаются с целью защиты чести и достоинства физлиц или деловой репутации юридических лиц.

В качестве примера можно использовать не менее интересные дела, где необходимо было обеспечить доказательства по прочим вопросам, в том числе и таким как осмотр недвижимого имущества. Суть дела была в том, что участок земли передали в аренду с условиями использования, которое не выполняется. Таким образом, необходимо:

  • сделать осмотр;
  • провести фотосъемку;
  • доказать.

Помимо этого, часто существует необходимость в осмотре жилых помещений в связи с плохими коммунальными условиями.

Кроме того, периодически возникает необходимость осматривать рекламные конструкции, которые были повреждены легковыми автомобилями и другими транспортными средствами, для чего нужно закреплять доказательства, делать фототаблицы.

Стоит помнить, что обязательно необходимо сохранять пленку и вести съемку обычным оптическим фотоаппаратом, чтобы в будущем можно было пресечь сомнения адвокатов, которые оспаривают действия нотариуса.

Как правило, в практике Федерального арбитражного суда Московского округа существуют постановления кассационной инстанции, где согласно протоколам осмотра, составленных нотариусом, были вынесены решения суда по очень крупным суммам. При этом подобные доказательства учитывались без оспаривания, и суд опирался на данные доказательства.

Использование только лицензионных программ — один из важных факторов, в противном случае нотариус может быть оштрафован за применение программ, не имеющих лицензии.

Кроме того, в суде в качестве доказательств могут быть использованы аудио- или видеозаписи, поэтому нотариусы имеют право совершать подобные действия по осмотру подобных записей.

Список документов, необходимых для обеспечения доказательств в интересах юридического лица:

  • Действующая редакция устава.
  • Свидетельство о внесении записи в ЕГРЮЛ.
  • Зарегистрированные изменения и дополнения в Устав.
  • Свидетельства о внесении записи в ЕГРЮЛ об этих изменения.
  • Учредительный договор и изменения к нему.
  • Документ об избрании руководителя (протокол или решение).
  • Нотариально удостоверенная доверенность.

На отдельном листе — пошаговый доступ к странице интернет-сайта с указанием всех ссылок, к которым нотариус должен будет обратиться для осмотра информационного ресурса.

Желаете узнать цены на услугу осмотра сайта нотариусом? Ознакомьтесь с действующими тарифами прямо сейчас. Возникли вопросы? Свяжитесь с нами удобным для Вас способом.

Источник: https://notarius-rus.ru/articles/obespechenie-dokazatelstv-notariusom-v-internete/

Электронная цифровая подпись нотариусом

Заверить электронный документ у нотариуса

Оформление ЭЦП – современная тенденция документооборота. Ним может воспользоваться юридическое и физическое лицо. Электронная цифровая подпись нотариуса призвана удостоверить подлинность сформированного документа, являясь фактически аналогом обычной подписи. Такую возможность нотариат получил по закону, принятому в 2014 году.

Нотариусы с ЭЦП теперь могут заверять оригиналы документов, созданные в электронном виде, подтверждать подлинность копий электронных документов. Существует целый перечень позволенных нотариальных действий, которые можно производить с помощью электронной подписи.

Сегодня существуют три вида ЭЦП: простая, неквалифицированная, квалифицированная. Последняя применяется при оформлении нотариальных удостоверений.

Нотариус с ЭЦП в Москве обеспечит правильность оформления всех бумаг – вы можете быть уверены, что документ будет принят всеми государственными органами и инстанциями.

Фактически, такая подпись приравнивается к собственноручно поставленной, а также печати.

Оформление ЭЦП и нотариальные действия

Законодательством предусмотрено выполнение разных действий, факт которых может быть заверен электронной подписью. К ним относятся:

  • обмен документами между физическими и юридическими лицами, включая подачу документов в различные государственные реестры;
  • получение доказательной базы – ознакомление с информацией на сайтах, по электронной почте, sms-переписке, на компьютерах, планшетах, мобильных телефонах;
  • работа с реестром залогового имущества – подача соответствующего заявления, подготовка выписки;
  • удостоверение копий бумажных и электронных документов, предоставленных на альтернативных носителях;
  • подача документов для регистрации предприятий – юридических и физических лиц-предпринимателей;
  • подача заявлений для регистрации права собственности на недвижимость;
  • получение данных из Государственного реестра юридических и физических лиц-предпринимателей для удостоверения соответствующих бумажных копий документов;
  • получение данных из реестра недвижимости для осуществления сделок купли-продажи, мены, дарения, завещания;
  • сбор информации из реестров для подготовки документов при вступлении в наследство.

Электронная цифровая подпись нотариуса: особенности ее оформления

К документам, предоставляемым в целях нотариального удостоверения в электронном виде, предъявляется ряд требований:

  • нотариус формирует цифровой документ формата XML, который является оригиналом, заверяет его своей ЭЦП;
  • электронная копия оригинала, предоставленного на электронно-цифровом носителе, должна быть оформлена в PDF-формате, сканирование выполняется с такими параметрами: разрешение 200 точек, серые оттенки, цветовая глубина 8 бит/пиксель.

Эти правила необходимо соблюдать, особенно при предоставлении документации в государственные органы, судебные инстанции.

Нотариусы с ЭЦП: процедура работы

Заверению подлинности подлежат практически все оригиналы электронных документов. Их можно самостоятельно приносить в офис или отправлять электронной почтой. Процедура выглядит следующим образом:

  • сформировать оригинал документа в электронном виде (формат XML);
  • предоставить его для проверки в нотариальную контору;
  • поставить собственную цифровую подпись;
  • после этого нотариус удостоверяет аутентичность документа своей электронной подписью.

Когда требуется перевести в электронный вид бумажный документ с последующим заверением, нотариус самостоятельно обязан произвести его сканирование в требуемом формате и с необходимыми параметрами.

Только после этого ставить на нем ЭЦП. Такому действию подлежат все документы, кроме тех, которые удостоверяют личность (паспорт, водительские права).

Для удостоверения бумажных копий электронного документа необходимо:

  • распечатать документ из сервиса, в котором он был сформирован (обязательное наличие отметки о том, что бумага была подписана ЭЦП);
  • поставить на копии собственноручную подпись главы компании, печать предприятия;
  • предоставить документ для нотариального удостоверения.

Наличие ЭЦП говорит о том, что документ подлинный, он не подвергался изменениям и правкам после заверения. Она имеет полную юридическую силу, ею часто пользуются крупные компании при оформлении контрактов, страховых обязательств и прочих видов сделок. Удобство заключается в том, что оперативно может быть собран весь пакет документов, ничего не потеряется и не придет в негодность.

Если вам нужен нотариус с ЭЦП в Москве, обращайтесь в нотариальную контору на «Окской». Нотариус осуществит удостоверяющие действия быстро, в рамках законодательной базы.

По договоренности прием может проходить в кабинете нотариуса, на дому или в офисе заказчика. Для этого предусмотрен выезд к клиенту по адресу в Москве и Подмосковье.

Источник: http://notarius-perevod.ru/ecp/

Правовое общество
Добавить комментарий